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Courrier, factures, papiers administratifs… chaque jour, nous recevons des papiers à parler et à retenir. Comment les ranger et traiter de façon rapide et efficace ? Comment les préserver pour les besoins futurs ? Comment s’assurer que nous avons bien régler ce qui doit l’être ? Voici 10 reccomandations à adopter pour ne plus perdre de temps mais les gérer efficacement ! Vous avez décidé de mettre de l’ordre dans vos papiers ? Vous y réussirez avec un peu d’effort, de la méthode et surtout de la régularité. Et pour correctement commencer, prenez quelques minutes de vous y préparer.
Un levé d’acte de naissance est demandé si vous devez refaire des papiers d’identité comme un passeport, une carte d’identité ou pour demander un livret de famille. Ce document est aussi indispensable lors d’un mariage ou d’un divorce par exemple. Selon les cas, différentes formes d’extrait d’acte d’arrivée sur terre peuvent être requises : soit une copie complète qui intègre, en plus des infos nécessaires, des mentions dites « marginales » comme un pacs, un divorce, un décès ou l’acquisition de la nationalité française ; soit un retiré d’acte d’arrivée sur terre avec filiation qui mentionne les éléments en ce qui concerne les parents ou pour terminer un retiré d’acte de naissance sans filiation qui rapporte seulement les informations de la personne concernée par l’acte.
Les services de Cloud tels que Dropbox, Google Drive ou Box sont pratiques, mais vous ne pensez pas forcément à mettre tous vos papiers dans le Cloud. Alors le jour où votre ordinateur va rendre l’âme, vous vous rappelerez tristement de cette photographie inoubliable dont vous avez laissé le seul exemplaire sur le travail de la défunte machine. Avec un petit logiciel comme MacDropAny ( sur Mac ) ou DropboxFolderSync ( sur Windows ), vous allez pouvoir demander à stocker dans le cloud, un duplicata de vos dossiers « Mes Documents », de votre bureau, de vos téléchargements, etc. Tout ces dossiers que vous ne synchronisez généralement pas avec Dropbox mais qui contiennent des documents importants.
À l’heure actuelle, les établissements bancaires proposent généralement de ne plus vous faire procurez de relevés mensuels — sachant qu’il est envisageable de consulter son compte à tout moment sur Internet. Si vous recevez encore ces papiers, vous pouvez demander à réduire ces envois, pour preférer le numérique. Il en va de même pour les différentes documents de facturation qui, très souvent, peuvent être envoyées par e-mail. Naturellement, il n’est pas à coup sûr nécessaire de tout imprimer : l’objectif de la dématérialisation n’est pas là. Plus concrètement, la conservation des documents passe par l’enregistrement des fichiers sur des disques durs, ce qui prend nettement moins de place et de temps qu’un archivage de papiers. Avec les systèmes de stockage en ligne ( cloud ) et les disques durs, vous n’avez que multiples solutions différentes pour garder vos pièces administratives de manière sécurisée, le tout en protégeant un peu mieux notre planète.
Le secret pour ne pas être débordé, c’est de ne pas mettre de coté en ligne. L’action de sortir la pochette, chercher la bonne place pour le document, le mettre de coté et ensuite remiser la pochette est quelque chose de long, sans aucune valeur ajoutée pour votre et à la longue fatiguant. Non, la façon de procédé, c’est de procrastiner. Bon, une procrastination organisée…La meilleure organisation possible est d’avoir un scanner et une bannette à proximité. Scannez chaque document important ( facture, contrat, etc ) et posez dans votre bannette ( si possible à plusieurs étages ) les documents de facturation dans la corbeille Comptabilité, les documents Administratifs dans Administratif, etc…Une fois par mois, videz la bannette en rangeant les papiers papiers là où ils doivent aller.
Au peu, chaque jour, quand vous rentrez chez vous, avec votre courrier dans les mains, vous effectuez déjà un 1er tri : vous ouvrez votre courrier et placez ce dernier soit dans la bannette « à traiter », soit dans la bannette « à ranger ». Rien de plus déprimant que de passer chaque jour à proximité d’une qu’une pile de courriers non ouverts ! Lors de votre session hebdomadaire, il ne reste plus qu’à traiter la première ( pile ) et à stocker la 2nd. Et hop ! Facilitez-vous la vie aussi en attribuant un code couleur par grand domaine : vert pour la santé, gris pour la banque, rose pour les enfants, à votre convenance… Vous gagnerez du temps.
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